Todos os dias, perto das 10h da manhã, a cena é a mesma. Coordenadores de equipes multidisciplinares e administrativas da Santa Casa de Araçatuba deixam seus locais de trabalho para discutir e encontrar soluções aos problemas do dia. A reunião é realizada em qualquer cantinho disponível, sem cadeiras, ar condicionado ou cafezinho. Os participantes ficam de pé e precisam obedecer a uma regra fundamental: narrativas curtas e sem “achismos”. O objetivo é a busca de soluções que garantam a qualidade dos atendimentos e a segurança do paciente. 

Essas reuniões são denominadas de Huddles, prática que  possibilita o gerenciamento de problemas pontuais no hospital. O huddle foi implantado na Santa Casa de Araçatuba em  junho de 2023 como uma das ferramentas do Lean nas Emergências. Foi tão importante aos avanços propostos pelo programa do Ministério da Saúde, criado para destravar prontos-socorros do SUS, que foi incorporado às rotinas gerenciais do hospital. 
Nessas reuniões curtas e sem nenhum conforto, são discutidos os principais problemas do dia no hospital e tomadas decisões de rápida execução. Conseguir maior giro de leitos para resolver a superlotação, problema que o hospital, por seu perfil regional, enfrenta todos os dias, potencializado pela epidemia de dengue, está no topo da pauta de praticamente todos os huddles.

Outros assuntos do “ranking” das questões que precisam de soluções e ações urgentes são a manutenção de equipamentos médico-hospitalares e da logística instalada para tratamento e conforto dos pacientes; necessidades nutricionais dos atendidos e até realocação de recursos para compra de insumos.

Após a discussão da pauta do dia, os participantes voltam aos seus setores, agora focados em cumprir a tarefa que lhes foi confiada. Não são raras as ocasiões em que a complexidade do problema exige a realização de um segundo huddle no dia. Essas reuniões complementares são realizadas às 15h e seguem a mesma dinâmica e logística e o mesmo fundamento de aprimorar a comunicação efetiva  em busca da excelência operacional.